Kaatuneista ja kadonneista ilmoittaminen
Ilmoitusjärjestelmän rakentaminen
Aluksi kaatumisilmoituksista ei ollut ohjeita. 3.12.1939 sotarovasti määräsi, että pastorit ilmoittavat kaatumisista kenttäpostitse Kotijoukkojen esikunnalle, joka välittää tiedon suojeluskuntapiirin kautta kirkkoherralle ja edelleen omaisille. Viralliset lomakkeet saatiin vasta joulukuun puolivälissä.
Ennakkoilmoitukset ja järkytyksen ehkäisy
Kun arkut saapuivat ennen virallista ilmoitusta, otettiin käyttöön ennakkoilmoitukset – ensin virkapostina, myöhemmin myös puhelimitse ja sähkeitse. Kirjallinen ilmoitus oli silti aina pakollinen.
Osanottokirjeet ja henkilökohtainen kohtaaminen
Sotilaspapit kirjoittivat osanottokirjeitä koko sodan ajan. Kirjeet suositeltiin kirjoitettaviksi käsin erityisille lomakkeille, jotta omaiset kokisivat, että pappi oli syventynyt juuri heidän menetykseensä.
Lähteet: Saario, L.1989. Kaatuneitten evakuointikeskusten toiminta talvi- ja jatkosodassa. Lentilä, R. & Juutilainen, A. 1999. Talvisodan uhrit. Sotilaspappi 1942–1944. Kenttäpiispatoimiston julkaisuja n:0 6. 3.10.42.